Düğününüz var. Ve siz A’dan Z’ye tüm aşamalarda profesyonel bir hizmet almak istiyorsunuz. Key Event Management bu özel gününüzde yanınızda olabilecek doğru isimlerden biri! Özel gününüzü unutulmaz kılmanın ipuçlarını şirketin ortaklarından Ayşıl Koyuncuoğlu veriyor.

Düğün organizasyonu işine ne zaman ve nasıl başladınız?

Üniversiteyi Boston’da okudum ve o yıllarda birçok ülkeden çok güzel arkadaşlıklarım oldu. En yakın arkadaşım 1985 yılında Cidde’de evlendiğinde düğün organizasyonunun birçok aşamasına dahil oldum ve kendimi bu işi profesyonel olarak yaparken hayal ettim. Aradan yıllar geçip Türkiye’ye döndükten sonra halkla ilişkiler şirketimi kurduğumda çevrem de zevkime ve vizyonuma güvendiği için büyük organizasyonlar yapma olanağım oldu. Sadece düğün organizasyonları değil, kapsamlı planlama ve yönetim gerektiren kurumsal organizasyonlar da yaptım.

İlk düğün organizasyonunuzu hatırlıyor musunuz?

1996 yılıydı. Şirketi kurar kurmaz büyük bir düğün işi almıştık. Ancak gelin ve damat o sene evlenmekten vazgeçip bir yıl sonra Las Vegas’ta evlendiler. 1998 yılında Londra’da büyük bir düğün organizasyonu, ardından da Lübnan ve Suriye’de düğün organizasyonları yaptık ve bunun üzerine 2002 yılında Key Event Management markasını kurduk. Böylece düğün organizasyonlarımızı bu isim altında yapmaya devam ettik. Şu an Türkiye’nin her yerinde ve yurtdışı organizasyonlarda hizmet veren bir ekip ve üçüncü parti şirketlerle çalışmalarımızı sürdürüyoruz.

Bu mesleğin en zor tarafı nedir?

Biz işimizin en önemli unsuru insan. Bu nedenle psikoloji eğitimi almamış bir halkla ilişkilerci ya da organizasyon yöneticisi düşünemiyorum. Özellikle düğün gibi çok önemli bir olayda aynı dili konuşamadığınız insanlarla, onların dilini öğrenemeden bu işi yapmak imkansız. En zor yanı herhangi bir organizasyonda sadece tek bir kişiyle değil bazen birbiriyle ortak fikre sahip olmayan, hatta istemleri düpedüz çatışan bir grup insanla çalışmak. Bir düğün organizasyonunda sadece gelin ve damat değil, aileler de (özellikle anneler) yoğun bir şekilde karar alma sürecine katılıyorlar. Doğal olarak farklı istek ve beklentiler ortaya çıkıyor. Kişiler arasında ortak bir nokta oluşturabilmek ve en az gerilimle işin içinden başarıyla çıkabilmek çok önemli.

Peki en keyifli yanı?

Genelde genç ve cıvıl cıvıl insanlarla tanışıp onların hayallerini gerçeğe dönüştürmelerine katkıda bulunabilmek keyif verici. İyi bir analizle en uygun yaratıcı fikri ve çözümü bulup onların rahatlamasını sağlamak, hayatları boyunca unutamayacakları bir geceyi organize edip ölümsüz kılabilmek çok güzel bir duygu. Hele düğün gecesi yüzlerindeki mutluluğu görmek ayrı bir keyif.

Ekibinizi oluştururken ne tür kıstaslarınız var?

Ortağım mimar. O yüzden birçok organizasyonda onun birikimi ve mimari becerisi, bir mekanı farklılaştırırken ve simgeler üretirken önemli bir avantaj sağlıyor. Birlikte çalıştığımız çok iyi grafikerlerimiz, etkinlik tasarımcılarımız var ve davetiye tasarımından hediye tasarımına kadar her türlü çalışmayı kendi içimizde halledebiliyoruz. Bunun dışında üçüncü parti olarak bu konuda tecrübeli ve işini çok iyi bilen birçok ekiple çalışıyoruz. 10-15 ayrı ekip ve onlarca tedarikçi olmadan bir organizasyonu gerçekleştirmek olası değil. Gerektiğinde yurtdışından müzik ve dans grupları getirebiliyoruz. Bütün hizmetleri birarada düşünürsek, bir düğün için 150-200 kişiye kadar çıkabilen kalifiye elemandan, kamyon kamyon malzemeden söz ediyor olduğumuzu hatırlatmak isterim. Bu büyük ekipte güven ve uyum sağlayabilmek başarının da anahtarı.

Bir organizasyona nasıl hazırlanıyorsunuz?

Bu işte en önemli nokta karşınızdaki kişi ve kişileri en iyi şekilde tanıyıp onların hikayesini dinlemek, hayallerini anlamak. Sonra bu çerçevede doğru ve bütçesi uygun bir konsept proje geliştiriyoruz. Oluşan konsepte göre müşteriyle birlikte mekanı belirledikten sonra çalışmalarımıza başlıyoruz. Çalışmaların düğün tarihinden en az 4-6 ay önce başlamasına özen gösteriyoruz, özellikle büyük düğünlerde. Çünkü düğünün büyüklüğüne göre organizasyonun gerektirdiği emek-zaman inanılmayacak kadar büyük boyutta olabiliyor. Düğün sahibi arzu ederse gelinlik seçiminde de tavsiyelerde bulunuyoruz. Yapılan her çalışmanın düğün için hazırlanan konsepte uygun bir bütünlük içinde olmasına dikkat ediyoruz.

Türklerin düğün tercihleri hangi yönde oluyor?

Ailelerin yapılarına göre istekler de değişebiliyor. Bazıları davetlilerin en iyi şekilde eğlenmesi için hiçbir şeyden kaçınmazken, bazıları için yemek seçimleri ve tarzı ön planda olabiliyor. Gençler kendileri bağımsız davranabildikleri oranda kişiselleşmiş kavramlara ve etkinliklere yönelebiliyorlar. Onlar için çoğu zaman eğlence ve espri törenselliğin önüne geçiyor. Ama genel olarak törelerin ve törenselliğin ön plana çıktığını söyleyebiliriz. Gelenekler, adap önem kazanıyor. Kına gecesi ve bölgesine göre kız isteme de başlı başına ayrı bir organizasyon. Örneğin Bursa’da Balkan kökenli aileler kız istemeye giderken damat tarafı çok şık bir gümüş içinde çikolata yanında ayrıca çeşitli hediyelerle dolu büyük bir çeyiz sandığı da götürüyor. Bu sandık kabullerde sergileniyor. Müşterilerimize bunun gibi farklı çalışmalar da yapıyoruz.

Adım adım bir organizasyon

Birinci adım gelin ve damadın (ve tabii ki ailelerin katkıları, arzuları, gelenekleri) hayallerinden, hayatla ilgili tercihlerinden, zevklerinden yola çıkarak onlarla birlikte ve onlara özgü bir konsept yaratmak.

Davetli listesini oluşturmak.

Mekanı belirlemek, belirlenmiş bir mekan varsa o mekanı da konsept geliştirme çalışmasının bir parçası yapmak. Zaman kaybetmeden mekanın rezervasyonunu yaptırmak. Olanaklarını etüt edip listelemek. Mekanla koordinasyonu sağlayacak iletişim kanalını kurmak.

Belirlenen konsepte uygun davetiye tasarımını seçerek üretimine başlamak.

Pasta ve isteniyorsa misafirlere verilecek hediyenin seçimini ve masa süslerinin tasarımını yapmak.

Çiçek seçimi ve nikah masası dekorunu belirlemek.

Gelin ve damatla birlikte giriş, nikah töreni, ilk dans ve pasta müziği seçimlerini yapmak.

Canlı müzik alternatiflerini değerlendirmek.

Düğün masası kurmanın püf noktaları

En önemli şey uyum, ahenk ve şıklık. Mutlaka bir konseptte karar kılınmalı. Masayı çok fazla kalabalıklaştırmadan özel günün tüm işlevlerini ve anlamını masa üzerine yansıtabilmek ise işin püf noktası. Masanın bir vitrin olmadığını hatırdan çıkarmamak lazım. Yani davetlilerin yemeklerini yerken, dans edenleri seyrederken ya da aynı masada karşıdan karşıya sohbet ederken rahat edebilmelerini sağlamak çok önemli.

Davetli listesi hazırlarken…

Çok vakit alacağı için ne zaman başlandığı organizasyon için çok önemlidir. Tasarruf kaygısı ile önce dar bir davetli listesi ile işe başlanırsa da, bu zaman içinde hedeflenenin iki katına çıkabilir. Genelde de böyle olduğundan etkinliğin planlaması zora girebilir.

Gelin ve damada öneriler          

Öncelikle aynı dili konuştukları ve çalışmak istedikleri bir organizasyon şirketine karar vermeleri ve kendilerini iyi ifade etmeleri çok önemli. Düğün organizasyonu genelde kadınların üzerinde kalıyor. Ama erkekler de işin tüm adımlarında gelin adayının yanında yer almalılar. Aileler ise “Biz bu işin altından kalkarız” düşüncesine kapılmadan mutlaka bir organizasyon şirketiyle çalışmalılar zira başaramamış olmanın üzüntüsünü yaşayabilirler. Unutulmamalı ki mutluluk paradan önce gelir ve para ile satın alınamaz.

Kaynak: Perfect Wedding